1- پذیرش چکیده واصل مقالات صرفا از طریق ثبت نام در سایت بوده و ارسال آن از طرق دیگر مانند ارسال به ایمیل دبیر همایش وسایراعضا شورای برنامه ریزی همایش،نمابر،پست و....موردپذیرش واقع نمی گردند.
2- جهت ایجاد امکان ارسال چکیده واصل مقالات،ثبت نام در سایت الزامی است.
3- در منوی ثبت نام تکمیل کلیه فیلدها ، الزامی می باشد.
4- با توجه به اینکه جهت مقالات پذیرفته شده،پس از شرکت وحضور در مکان برگزاری همایش گواهینامه شرکت (certificate) در سه بخش "عضو هیئت علمی مراکز آموزش عالی"، "دانشجویی" و"آزاد" صادر خواهد شد،لذا می بایست پس از اعلام نتایج نهایی پذیرش مقالات ،فرستنده مقاله در یکی از سه بخش فوق ثبت نام نماید وبهتر است که در ثبت نام اولیه ،در فیلد مربوط به پست سازمانی نیز،یکی از این سه مورد را انتخاب نماید.
5- پس ازتکمیل فرم مربوط به ثبت نام وکلیک برروی دکمه ارسال، پیامی مبنی برتاییدثبت نام به ایمیل معرفی شده توسط کاربرارسال میگرددکه پس ازچک کردن ایمیل و کلیک بر روی لینک موجود درپیام ، مشخصات کاربربااطلاعات وارد شده توسط وی ، ذخیره گردیده وازآن پس امکان ارسال چکیده واصل مقاله ونیز کسب اطلاع ازنتایج و مراحل بعدی با واردنمودن نام کاربرورمزعبورمیسرخواهدگردید.
6- محدودیتی درتعدادمقالات ارسالی وجودنداردوهرشرکت کننده می تواندبا یک اشتراک ، چکیده و اصل چند مقاله را ارسال نماید .لکن پس از اعلام قطعی نتایج ، هزينه مربوط به شركت در همايش به تعداد مقالات پذیرفته شده،پرداخت ميگردد.
7-فرمت چکیده واصل مقالات می بایست مطابق با الگوی ارائه شده باشد ومقالات خارج از این فرمت موردبررسی وداوری قرارنخواهدگرفت.
8- ارائه گواهینامه شرکت درهمایش (certificate) ونسخه مجلد مقالات پذیرفته شده (proceeding) منوط به حضور درهمایش و ارائه اصل فیش واریزی ثبت نام و همچنین مدارک مثبته هویت و عنوان فرد می باشد.( برای اعضای هیئت علمی، کارت معتبر شناسایی عضویت در هیئت علمی ویا معرفینامه از سوی واحد دانشگاهی متبوع ویا اصل حکم کارگزینی و برای دانشجویان کارت معتبر دانشجویی و یا گواهی اشتغال بتحصیل الزامی میباشد .)
9- افرادی که جهت ارسال مقاله وحضور درهمایش ازطریق رابطین علمی معرفی میگردندازتخفیف ویژه جهت حق شرکت درهمایش برخوردارمی گردند.
10- مقالاتی که بیش ازیک نویسنده دارند نویسنده اول به عنوان مخاطب همایش شناخته می شود وثبت مقاله و هزینه های مربوط به آن مطابق با اطلاعات ارسالی مربوط به نویسنده اول صورت می پذیرد ولیکن درنسخه مجموعه مقالات(proceeding) وگواهی شرکت درهمایش ، اسامی کلیه نویسندگان با رعایت ترتیب اسامی اعلام شده توسط آنان درج میگردد.
11- بدیهی است که مقالات ارسالی نبایدهمزمان ویا قبل از این همایش درکتاب، مطبوعات ویا همایش دیگری ارائه شده باشد.
12- انصراف ازثبت نام، موجب استردادوجه آن ویا جایگزینی فرد دیگرنمیگردد.
13- کلیه مسئولیتهای مطالب مندرج درمقالات ارسالی بعهده نگارنده آن می باشد.
14- ارسال مقاله به منزله پذیرش کلیه شرائط آن می باشد.